Hola a todos
Para los nuevos, soy un VP of Sales anónimo que comparte todo lo que aprende de IA aplicada a ventas.
Esta semana una solución para el follow-up automático.
Vamos con el agente que he montado y que puedes aplicar.
El follow-up es el trabajo que todos aplazan
Todo vendedor sabe que el follow-up importa. Casi ninguno lo hace bien, y no por vago.
Sales de una call y entras en la siguiente. Y en otra. Llega el viernes con seis reuniones sin seguimiento y la memoria en blanco: ¿quién prometió mandar qué?, ¿era para el jueves o para el lunes?
Entonces pasa una de dos. Mandas el genérico ("un placer hablar hoy, quedo atento a tus comentarios"), que no mueve el deal ni un milímetro. O lo dejas para cuando tengas un hueco, y el hueco no llega.
Las cuentas son sencillas. Un AE tiene entre cuatro y ocho reuniones de pipeline al día. Un follow-up decente (releer notas, recordar qué prometiste, escribir algo que suene a que escuchaste) se lleva 15 o 20 minutos. Nadie tiene dos horas libres cada día para eso.
Así que el follow-up sale tarde, corto y genérico. O no sale.
Las cuatro piezas del agente
Un botón de "generar email" pegado al CRM no hace esto.
Un agente de verdad tiene cuatro piezas:
Fuente de verdad: la transcripción de la reunión (Fireflies, Gong, la de Meet o Zoom). No tus notas ni tu memoria: lo que se dijo.
Extractor: Claude lee la transcripción y saca cuatro cosas: qué prometiste tú, qué prometió el cliente, cuál es el próximo paso y para cuándo.
Redactor con tu voz: un email corto y concreto que demuestra que escuchaste. Nada de plantilla con huecos.
Actualizador de CRM: deja el deal al día (next step, fecha, resumen) sin que toques un campo.
Visto desde arriba, el flujo es este:
Lo importante es lo que no hace: no decide, no cierra y no envía. Te deja el follow-up listo, igual que un buen SDR te deja la reunión lista, y el toque final es tuyo.
Móntalo en una tarde
Paso 1: activa la transcripción
Enciende la transcripción automática en tu herramienta de calls (Fireflies, Gong, Fathom, o la propia de Zoom o Meet). Sin ella, el agente trabaja con tu memoria, y la tuya un viernes a las seis no es de fiar.
La transcripción es la materia prima. Todo lo demás se construye encima.
Paso 2: dale las instrucciones
Estas son las instrucciones del agente. Cópialas y cambia lo que va entre corchetes por lo tuyo:
ERES EL ASISTENTE DE FOLLOW-UP DE [TU NOMBRE], AE EN [EMPRESA].
QUÉ HACES
- Lees la transcripción de una reunión de ventas.
- Extraes SOLO lo que se dijo de verdad:
1) Mis compromisos (qué dije que haría y para cuándo).
2) Los compromisos del cliente (qué dijo que haría).
3) El próximo paso acordado y su fecha.
4) Objeciones o dudas que quedaron abiertas.
- Redactas un email de follow-up corto, con mi voz.
CÓMO ESCRIBES
- Tono cercano y directo, de igual a igual. Nada de "estimado"
ni de "quedo a la espera de su pronta respuesta".
- Máximo 120 palabras. El cliente está ocupado.
- Estructura: una línea que demuestre que escuchaste algo concreto,
los acuerdos en una lista corta, el próximo paso claro con fecha.
- Sin adjetivos de vendedor ("increíble", "fantástico").
QUÉ NO HACES (regla de oro)
- Si un dato NO está en la transcripción, no lo inventas.
Escribes [FALTA: próximo paso] o [FALTA: fecha] y paras.
- No prometes nada que yo no haya dicho.
- No te inventas un detalle personal del cliente para "calentar"
el email. Si no se dijo, no existe.
SALIDA
- El email listo para que yo lo revise.
- Debajo, un bloque RESUMEN CRM con: next step, fecha,
estado del deal en una línea, objeciones abiertas.Escribir bonito lo hace cualquiera. Lo que lo hace útil es que solo usa lo que pasó de verdad en la call.
Paso 3: ponlo a trabajar solo
Versión de una tarde: un Claude Project donde pegas la transcripción y te devuelve el email más el resumen para el CRM. Dos minutos por reunión.
Versión automática: un flujo de n8n que salta cuando Fireflies cierra una transcripción, se la pasa a Claude con tus instrucciones y te deja el borrador en la bandeja, sin enviarlo. Este es el esqueleto:
{
"name": "agente-followup-reunion",
"nodes": [
{
"type": "n8n-nodes-base.webhook",
"name": "Transcripción lista (Fireflies)",
"parameters": { "path": "fireflies-done", "method": "POST" }
},
{
"type": "n8n-nodes-base.anthropic",
"name": "Claude extrae y redacta",
"parameters": {
"model": "claude-sonnet-5",
"system": "<<pega aquí las instrucciones del Paso 2>>",
"input": "={{ $json.transcript }}"
}
},
{
"type": "n8n-nodes-base.if",
"name": "¿Hay algún [FALTA:...]?",
"parameters": { "condition": "contains(output,'[FALTA')" }
},
{
"type": "n8n-nodes-base.gmailTool",
"name": "Borrador en mi bandeja (NO envía)",
"parameters": { "resource": "draft", "message": "={{ $json.email }}" }
},
{
"type": "n8n-nodes-base.hubspot",
"name": "Actualiza el deal",
"parameters": { "resource": "deal", "update": "={{ $json.crm_resumen }}" }
}
]
}Un detalle del nodo de Gmail: crea un borrador, no envía. Lo envías tú. Toda la seguridad del sistema cuelga de esa diferencia.
Paso 4: el guardarraíl
Es la pieza que no te puedes saltar, y pesa más que el prompt de redacción.
Un agente de follow-up tiene una tentación: rellenar huecos. Si el próximo paso quedó difuso, se inventa uno. Si no hubo fecha, pone una que suena razonable. Y tú acabas mandando un email que promete algo que nadie acordó. Eso no calienta el deal: lo quema.
Estas son las reglas duras. Pégalas tal cual debajo de las instrucciones:
REGLAS DURAS DEL FOLLOW-UP (no te las saltas nunca):
- Si no hay próximo paso claro en la transcripción,
escribe [FALTA: próximo paso]. No te inventes uno.
- Si no hay fecha acordada, escribe [FALTA: fecha].
No pongas una "razonable".
- No atribuyas al cliente ninguna frase que no haya dicho.
- No prometas descuentos, plazos ni condiciones que no salgan
literales en la call.
- No inventes contexto del cliente ("sé que estáis creciendo mucho")
para sonar cercano. Si no se dijo, fuera.
- Ante la duda, menos. Un email corto y verdadero gana a uno
largo y adornado.
Cada [FALTA: ...] lo resuelvo yo antes de enviar.
Tú no cierras ese hueco por tu cuenta.Un agente que escribe [FALTA: próximo paso] y se para te cuesta diez segundos. Uno que se inventa un próximo paso perfecto te cuesta un cliente.
Con esto ya tienes el agente entero: las instrucciones y el guardarraíl están arriba, listos para copiar. Si quieres más agentes montados con la misma lógica, los tienes en el framework que preparamos con Plaud.
Cómo saber si funciona
Tres números, y ya:
Tiempo hasta el follow-up: de horas (o días, o nunca) a minutos, el mismo día de la reunión.
Reuniones con follow-up: de "las que me dio tiempo" al 100%.
Tiempo que te devuelve: las horas que dejas de pasar reescribiendo lo mismo con otras palabras.
En mi equipo, antes, el follow-up salía el mismo día en menos de la mitad de las reuniones. Ahora sale siempre el mismo día, con menos de cinco minutos de revisión, y recupero más o menos una hora al día. El reply rate también subió, pero depende tanto de tu mercado que no te lo vendo como garantía.
Mis números no te sirven. Los tuyos los tendrás medidos en la primera semana.
El día que el agente se inventó una expansión internacional
Mi primer agente de follow-up tenía un defecto: quería caer bien.
Le di cuerda para que sonara cercano y en un email soltó: "sé que estáis en pleno proceso de expansión internacional". El cliente no había dicho eso. Ni en esa call ni en ninguna. El agente lo puso porque sonaba bien.
El cliente lo leyó y me preguntó de dónde había sacado yo eso.
Una vez. Nunca más.
Desde entonces la regla es una: el agente solo usa lo que se dijo en la call. Lo que falta, lo marca, y lo relleno yo. Un follow-up corto y verdadero cierra. Uno adornado y falso te deja en evidencia.
Sales problems
El buzón de la semana. Alguien me cuenta un problema real de ventas y lo desmontamos aquí..
Lo de la semana pasada. Pregunté qué hacer con el crack del equipo que cierra como nadie y no toca el CRM: meterle un agente que capture sus calls sin espantarlo, o dejarlo en paz.
La mayoría fuisteis por el mismo lado: vigilarlo no, quitarle el trabajo que odia sí. El agente captura la call y actualiza el CRM, y él no rellena nada. Gana él (menos admin) y ganas tú (lo que sabe deja de vivir solo en su cabeza). Lo que lo estropea es presentarlo como control. Preséntalo como que le quitas la parte aburrida.
Y esta semana. Me escribe una Head of Sales de una SaaS B2B. Te copio el mensaje tal cual:
"marketing me pasa lo que ellos llaman leads y son descargas de un ebook, gente que puso un email falso para bajarse un pdf. mi equipo pierde media mañana llamando a humo y cuando me quejo me dicen que el mes pasado generaron 400 mql. monto un filtro con IA que puntue y descarte antes de que llegue al equipo? me da miedo cargarme un lead bueno por el camino. o sigo peleandome con marketing en cada QBR?"
Vota abajo. Y si quieres, respóndeme a este email contando cómo lo harías tú. La semana que viene traigo lo que digáis.
Marketing te pasa "leads" que son humo. ¿Qué haces?
Seis ofertas de liderazgo comercial que me han llamado la atención esta semana. Remoto o Europa, en empresas donde la IA no es un extra.
Nos vemos la próxima semana.